1. 目的
予防鍼灸研究会（以下「本研究会」と称す）は、本研究会の会員および本研究会の活動に参加する非会員の個人情報の重要性を認識し、その保護の徹底と適正な取扱いを図るため、以下のプライバシーポリシー（以下「本指針」と称す）を定める。
2. 個人情報の定義
本研究会の定義する「個人情報」とは、個人情報保護法第2条1項に基づき、本研究会が電子メール、郵送、FAX等で会員および本研究会の活動に参加する非会員から提供を受けた住所、氏名、生年月日、電話番号、電子メールアドレス等、特定の個人を識別できる情報をいう。なお、本指針の会員および本研究会の活動に参加する非会員を個人情報提供者（以下、「提供者」と称す）という。
3. 個人情報の取得
本研究会は、本研究会が定めた規定に基づき個人情報を適法かつ 適正に取得する。
4. 個人情報の利用
本研究会は、提供者から取得した個人情報を以下の利用目的の範囲にのみ利用し、目的の達成に必要な範囲を越えて取り扱うことはしない。
- 本研究会の事業目的に沿って行うサービスの提供
- 会員名簿の作成や管理
- 調査研究やその結果の出版、報告、公表
- 過去に集められた個人情報の更新
- イベント、研修会、セミナー、認定試験等の企画、運営
- お問い合わせや連絡等の対応
- 報酬の支払い、支払調書の作成等
5. 関係法令・ガイドライン等の遵守
本研究会は、個人情報保護に関係する法令やガイドライン等を遵守し、個人情報を適法かつ適正に取り扱う。
6. 個人情報の安全管理措置
本研究会は、個人情報へのアクセスの管理、個人情報の持出し手段の制限、外部への個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる。また、オンラインシステムで個人情報を通信する場合は情報の暗号化などを行い、特に情報の保護に配慮する。ただし、本研究会の予期し得ない不正アクセスなどにより被害を受けた場合には、本研究会はその責を負わない。
7. 会員による個人情報の管理
会員が自身の情報を管理するために、研究会事務局は、会員番号と会員個人で管理するパスワードを提供する。パスワードは第三者に開示、譲渡・貸与してはならず、適宜変更するなどして会員は自身で管理する。パスワードの不正使用により会員及び第三者に損害が生じた場合でも、本研究会では責を負わない。会員は、パスワードを忘れた場合や、パスワードの不正利用や盗用を知った場合は速やかに本研究会に届け出る。
8. 個人情報の委託および第三者提供
本研究会は、次のように個人情報の個人情報の委託や第三者提供委託や第三者提供を行うものとする。
(ア) 本研究会が取得した個人情報の管理を、須要な場合に限り、守秘義務契約を結んだ上で必要最小限の範囲で外部委託業者に委託することすることがある。本学は、個人情報の管理を委託する外部委託業者に対し、必要かつ適切な監督を行う。
(イ) 本研究会は、取得した個人情報を、以下のいずれかの場合に第三者に開示または提供することがある。
- 法令に基づき、個人情報を第三者に開示または提供をする場合
- 提供者が第三者に個人情報の開示または提供に同意・承諾した場合
- 個人を特定する情報を含まない統計データを第三者に提供する場合
9. 個人情報の開示等の対応
本研究会は、本研究会が保有する個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示等」と称す）の求めがあった場合、法令にもとづき、遅滞なく対応する。
提供者またはその代理人は、開示等を求める場合、11に記載の窓口まで問い合わせし、本研究会が説明する必要な書類や手続を確認する。なお、本研究会は、提供者が提供した個人情報開示等の求めに対応する目的で使用し、厳重に管理する。
10. 改定および適用について
本指針の改定は、理事会において議決する。